Odpowiedź:
O tym, jakie są zasady archiwizacji dokumentów, jakie są zasady ich archiwizacji oraz ile wynoszą okresy przechowywania dokumentów decydują regulacje instrukcji kancelaryjnych oraz jednolite rzeczowe wykazy akt. Podkreślić natomiast należy, że podmiotem uprawnionym do przyjęcia zarówno instrukcji kancelaryjnej jak i jednolitego rzeczowego wykazu akt jest dyrektor jednostki systemu oświaty. Dokumenty wskazane w pytaniu powinny natomiast być przechowywane przez 5 lat.
Zapraszamy na 8. edycję konferencji online dla pracowników oświaty
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
- powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
- nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji.
Samorządową jednostką organizacyjną w rozumieniu tej regulacji jest również samorządowe przedszkole czy szkoła co oznacza, że do jego dyrektora należy zapewnienie odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony dokumentacji powstającej w szkole. Sposób wykonywania tego zadania określa ust. 2 przywołanej regulacji, zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych, a zatem również dyrektorzy szkół i przedszkoli, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:
- instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;
- sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w szkole grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;
- instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt. Instrukcja kancelaryjna, JRWA obowiązujące w danej szkole tworzone jest zatem przez jego dyrektora.
Co do tego natomiast, jakie dokumenty szkolne podlegają archiwizacji, to warto zauważyć, że na stronie archiwum państwowego (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/klasy_4_6_NDAP_szkoly.pdf) jest dostępny materiał pomocniczy przy opracowywaniu jednolitych rzeczowych wykazów akt, przygotowany przez zespół pracowników archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Można go wykorzystać przy tworzeniu własnego JRWA. Wskazuje on nie tylko rodzaje dokumentacji ale również kategorie archiwalne. Należy zauważyć, że zgodnie z tym dokumentem dokumentacji związanej z przebiegiem egzaminów, wskazanej w pytaniu, została nadana kategoria archiwalna B5.
Zapamiętaj!
To dyrektor przygotowuje instrukcję kancelaryjną i JRWA obowiązujące w danej szkole.
Podstawa prawna
- Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz. 164)
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 246)
Michał Łyszczarz
Ekspert Portalu Oświatowego
