Kontrola PIP - nieuchronna

„Pierwsza kontrola” - kogo dotyczy?

Inspektorzy PIP złożą wizytę przedsiębiorcom, którzy dotąd nie byli kontrolowani przez tę instytucję. „Pierwsza kontrola” ominie duże firmy, które lepiej radzą sobie z wypełnianiem licznych obowiązków pracodawcy. Na spotkanie z urzędnikami muszą przygotować się:

• mikro przedsiębiorcy zatrudniający od 1 do 9 pracowników,
• małe firmy zatrudniające nie więcej niż 49 osób,
• średnie przedsiębiorstwa, które zatrudniają do 249 pracowników.

Co jest przedmiotem kontroli PIP

Główne aspekty podlegające weryfikacji inspektorów to:

• przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, czyli przeprowadzanie przez pracodawcę szkoleń w tym zakresie, ocenę ryzyka zawodowego, wskaźnik wypadków w firmie oraz badania lekarskie,
• akta osobowe pracowników,
• przestrzeganie czasu pracy i przydzielanie urlopów w wymaganym przez prawo wymiarze,
• wynagrodzenia i świadczenia należne za pracę.

Zakres kontroli teoretycznie nie jest zbyt rozległy, w praktyce dotyczy dziesiątek dokumentów, z którymi mali przedsiębiorcy mogą mieć spory problem. Duża część właścicieli mikro firm uważa, że skoro wypełnia wszystkie obowiązki narzucone przez prawo, ale nie dokumentuje tego w należyty sposób, to kontroler „przymknie na to oczy”. Z reguły inspektorzy nie są w takich przypadkach surowi, jednak jeśli w toku kontroli pojawią się inne niejasności, braki w dokumentacji podziałają na niekorzyść firmy.

Aktualna akcja Państwowej Inspekcji Pracy to dobra okazja do przeglądu dokumentacji kadrowej i płacowej. O pomoc warto poprosić biura rachunkowe, które skoryguje ewentualne błędy, podsunie praktyczne rozwiązania i przejmie tę czasochłonną i niełatwą część obowiązków pracodawcy na siebie. Oprócz rzetelnego przygotowania do „pierwszej kontroli” można w ten sposób zyskać większą wygodę i obniżenie kosztów prowadzenia dokumentacji pracowniczej i księgowej.

Jak zapowiedział główny inspektor PIP, pierwsza kontrola będzie łagodniejsza niż zakładają standardowe procedury, akcja ma bowiem na celu poinstruowanie przedsiębiorców i doradztwo w zakresie prawa pracy. Nie należy jednak zapominać, że wciąż jednak wizyta inspektorów będzie miała charakter kontroli, zatem brak przygotowania dokumentacji może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę obowiązku naprawy stanu rzeczy w określonym terminie i powiadomienie urzędników o tym fakcie. Niewinna kontrola może zatem niepotrzebnie znacznie się wydłużyć.