Artykuł sponsorowany
Zmiany kadrowe to chleb powszedni rozwijającej się firmy, ale rozliczenie odchodzącego pracownika potrafi spędzić sen z powiek specjaliście HR i od spraw płac. Zamiast tonąć w gąszczu przepisów i ryzykować błędy w wyliczeniach, warto poznać sprawdzony schemat działania. Zobacz, jak sprawnie zamknąć formalności i zadbać o bezstresowe rozstanie z członkiem zespołu.
Zgodnie z art. 171 § 1 ekwiwalent przysługuje wtedy, gdy pracownik nie wykorzystał urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.
Nie ma znaczenia, kto rozwiązał umowę ani z jakiego powodu. Obowiązek powstaje też przy zwolnieniu dyscyplinarnym oraz przy śmierci pracownika. Wtedy świadczenie trafia do uprawnionych członków rodziny.
Wyjątek jest tylko jeden. Strony mogą uzgodnić, że pracownik wykorzysta zaległe dni w trakcie kolejnej umowy, zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej. Takie ustalenie warto mieć na piśmie.
Współczynnik urlopowy zmienia się każdego roku. Liczba ta pozwala ustalić dokładną „wartość” jednego dnia wolnego.
Aby ją poprawnie wyznaczyć, należy odjąć od wszystkich dni w roku kalendarzowym niedziele, święta ustawowo wolne od pracy oraz dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu. Otrzymany w ten sposób wynik dzielisz następnie przez dwanaście miesięcy.
Pamiętaj, że dla osób zatrudnionych na część etatu, wartość tę musisz proporcjonalnie obniżyć. Przykładowo, jeśli ktoś pracuje w Twojej firmie na pół etatu, mnożysz wyliczoną przed chwilą wartość przez jedną drugą.
Jak dać poznać się z dobrej strony kandydatom do pracy? Sprawdź tutaj.
Wynagrodzenie rzadko składa się wyłącznie z jednej kwoty. Trzeba je odpowiednio pogrupować.
Stałe składniki wynagrodzenia, takie jak płaca zasadnicza czy stałe dodatki funkcyjne, uwzględniasz w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do wypłaty. Bierzesz po prostu kwotę z aktualnej, obowiązującej umowy.
Składniki zmienne wchodzą do podstawy na innych zasadach. Premie miesięczne, prowizje handlowe czy dodatki za nadgodziny liczy się jako średnią z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy. Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, jak premie kwartalne i roczne, uśrednia się z dwunastu miesięcy.
Budujesz firmowy zespół? Sprawdź, jak wygląda nowoczesne zarządzanie pracownikami.
Gdy podstawa wymiaru ekwiwalentu jest gotowa, reszta obliczeń nie zajmuje wiele czasu. Dzielisz daną podstawę przez współczynnik urlopowy, czego wynikiem jest ekwiwalent za jeden dzień urlopu. Tę kwotę dzielisz przez dobową normę czasu pracy, czyli zwykle osiem godzin. Wynik mnożysz następnie przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przykład:
Pracownik na pełnym etacie odchodzi z sześcioma dniami urlopu, czyli 48 godzinami. Jego stałe wynagrodzenie wynosi 7200 zł, a średnia premia z trzech miesięcy – 800 zł. Podstawa wymiaru to zatem 8000 zł.
Dalej sam rachunek: 8000 zł podzielone przez 20,92 (współczynnik urlopowy w 2026 roku) daje 382,41 zł za dzień urlopu. Po podzieleniu przez 8 wychodzi 47,80 zł za godzinę. Pomnożone przez 48 godzin daje 2294,40 zł brutto.
W ten sposób powstaje ostateczna suma do wypłaty, która musi powędrować na konto bankowe pracownika. Dobra wiadomość jest taka, że takich obliczeń nie trzeba wykonywać samodzielnie – służy do tego intuicyjny kalkulator ekwiwalentu za urlop.
