Artykuł sponsorowany
Nowoczesna firma nie ma szansy bytu bez używania innowacyjnych technologii. Pracujemy na szybkich komputerach, wyposażonych w dostęp do szerokopasmowego internetu, a dokumenty drukowane są zdalnie – za pośrednictwem technologii wifi. To jednak tylko niewielka część możliwości, jakie współczesna technika może zapewnić przedsiębiorstwu. Przekonajmy się zatem, jakie narzędzia możemy wykorzystać do poprawy efektywności i wydajności pracy w firmie.
Zarządzaj pracą zdalnie
Podstawą prawidłowego funkcjonowania zespołu jest sprawne delegowanie zadań dla wyznaczonych pracowników. Nowoczesne systemy wyręczają kadrę zarządzającą również w tym zakresie. Menadżer lub kierownik może wprowadzić do specjalnego systemu CRM, używanego przez pracowników, listę zadań do wykonania (np. na bieżący tydzień). Program automatycznie odnotowuje datę i godzinę ukończenia zadania i zleca kolejne obowiązki. Dzięki umieszczaniu przesłanych dokumentów w wirtualnej bazie danych na firmowym serwerze, kadra zarządzająca ma zdalny dostęp do wyników pracy poszczególnych członków załogi i może na bieżąco je kontrolować.
Wykorzystaj elektroniczny obieg dokumentów
Komputery i internet wprowadziły do pracy biurowej nową jakość. Dzięki wykorzystywaniu nowoczesnego sprzętu wszystkie pliki i ważne faktury mogą być zgromadzone w jednym miejscu i zawsze pod ręką. Bardzo popularne stały się programy do skanowania dokumentów, które znacząco ułatwiają pracę sekretariatu. Jak to działa? Korespondencja przychodząca jest opisywana w specjalnym systemie komputerowym (wystarczą podstawowe dane), następnie zostaje zeskanowana i oznaczona za pomocą specjalnej naklejki z kodem kreskowym, wydrukowanej na niewielkim urządzeniu. Papierowa wersja z kodem trafia do archiwum, a wersja zeskanowana – do tzw. wirtualnej chmury, do której dostęp mają wybrani pracownicy. To zdecydowanie ułatwia pracę biura, ogranicza zbędną „papierologię” i podnosi jakość wykonywanych obowiązków.
Zainwestuj w GPS
Przedsiębiorstwa zatrudniające przedstawicieli handlowych lub kierowców potrzebują nowoczesnych rozwiązań pozwalających na kompleksową kontrolę czasu ich pracy, ilości przejechanych kilometrów oraz zużytej benzyny. Kierowcy posiadający służbowe samochody często nadużywają cierpliwości szefostwa, wykorzystując bak zatankowany za firmowe pieniądze do własnych potrzeb. Z myślą o wyeliminowaniu takich nadużyć stworzono innowacyjne systemy monitoringu pojazdów oraz kontroli spalanego paliwa. Weryfikują one nawet sposób eksploatacji pojazdu, a nowoczesna technologia umożliwia zdalne odcięcie zapłonu w razie potrzeby. Statystyki pokazują, że kontrolowane auta rzadziej ulegają awariom, a pracownicy jeżdżą bezpieczniej. Dodatkowo systemy GPS umożliwiają tworzenie automatycznych raportów, przez co wyręczają pracowników w obowiązkach. Inwestycja w systemy GPS poprawia jakość jazdy – pracownicy wiedzą, że są kontrolowani a ich technika prowadzenia auta, jego szybkości i wchodzenia w zakręty jest na bieżąco śledzona. (źródło: http://www.gpsguardian.pl/)
