Sekretarzem Miasta i Gminy Wschowa jest Justyna Dębska, która pracę na tym stanowisku rozpoczęła ponad rok temu. Przed objęciem stanowiska we Wschowie Justyna Dębska przez niemal 15 lat pracowała w strukturach samorządu, w Urzędzie Miasta Leszno i Urzędzie Gminy Lipno, pełniąc takie funkcję jak m.in. inspektora w Wydziale Spraw Obywatelskich, zastępcy kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, kierownika Referatu Organizacyjnego czy Sekretarza Gminy Lipno. Dodatkowo od kilku lat pełni funkcję urzędnika wyborczego w Lesznie, a wcześniej w Gminie Lipno.
Aleksander Ziemek: Pani sekretarz po ponad roku pracy w Urzędzie Miasta i Gminy Wschowa jakie może Pani wskazać główne wyzwania?
Justyna Dębska: To był cały szereg zaniedbań wynikających ze starych przyzwyczajeń, podejścia do prowadzenia dokumentacji na zasadzie „tak zawsze było” i braku kontroli jaką powinien prowadzić sekretarz urzędu. Do najważniejszych zadań należało przygotowanie aktualnych regulacji prawnych dotyczących spraw kadrowych i organizacyjnych, przyznanie zakresów obowiązków pracownikom, wypracowanie prawidłowego naliczania czasu pracy pracownikom. Dodatkowo przez wiele lat komórki nie prowadziły odpowiedniej lub nie prowadziły w ogóle archiwizacji dokumentów, przez co wytworzył się poważny bałagan.
A.Z.: Co było nie tak z dotychczasowymi regulaminami?
J.D.: Dotychczasowe regulaminy obowiązywały kilka a nawet kilkanaście lat, nie były na bieżąco dostosowane do zmieniającego się prawa. Kilku ważnych regulacji wewnętrznych brakowało, np. pracownicy UMIG Wschowa nigdy nie podlegali ocenie okresowej, która wymagana jest od roku 2009 na mocy ustawy o pracownikach samorządowych. Nie było wdrożonej polityki antymobbingowej, nie było określonych zasad wydawania upoważnień dla pracowników UMIG i jednostek podległych, które zgodnie z wytycznymi Najwyższej Izby Kontroli powinny funkcjonować w urzędzie. Ponadto nieprawidłowo funkcjonowały zasadny dotyczące ochrony danych osobowych czy BHP.
A.Z.: A czy tak wiele zmian regulacji wewnętrznych nie wprowadza chaosu?
J.D.: Każda zmiana w organizacji wprowadza początkowo chaos. Zaczynając od fazy złości, strachu oporu, przez zamieszanie, dezorganizację, aż po akceptację i działanie. Pracownikom, którzy przez kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt lat pracują w danym miejscu pracy i są przyzwyczajeni do panujących tam zasad, niezmienianych przez lata, ciężko się dostosować. Patrząc jednak na zaniedbania pod względem organizacyjno-prawnym we wschowskim magistracie, nie było innej możliwości, niż zacząć pracę od uporządkowania regulacji, które powinny być normą w każdym zakładzie pracy.
Po roku intensywnych zmian mogę stwierdzić, iż początkowe sceptyczne nastawienie pracowników UMIG Wschowa do przygotowanych przeze mnie regulacji, zamieniło się w harmonijne współdziałanie. Pracownicy są na bieżąco informowani o wprowadzonych zmianach poprzez komunikatory wewnętrzne, mają bieżący dostęp do wszystkich dokumentów dotyczących m.in. spraw kadrowych.
A.Z.: Wspominała Pani o brakach w archiwizowaniu, jak zalegające dokumenty wpływają na pracę urzędników?
J.D.: W niektórych komórkach organizacyjnych urzędu zalegają dokumenty sprzed nawet kilkunastu lat. Brak prawidłowego postępowania z wytworzoną dokumentacją przez lata, spowodował, iż w obecnej sytuacji związanej z brakiem miejsca w archiwum zakładowym, proces porządkowania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, zajmie nam dużo czasu. Poza tym często te dokumenty są niewłaściwie prowadzone, nie posiadają prawidłowego oznaczenia, lub zostały przypisane do niewłaściwej kategorii archiwalnej, co powoduje, że obecni pracownicy poza bieżącymi obowiązkami, poświęcają długie godziny na „porządkowaniu” po swoich poprzednikach.
Taki sposób postępowania, powoduje chaos organizacyjny, gdyż nie wiadomo gdzie szukać dokumentów, którym, zgodnie z Instrukcja archiwalną, minął czas przechowywania na stanowiskach merytorycznych i które powinny się znaleźć w archiwum zakładowym, a się tam nie znajdują.
A.Z.: Czy takie podejście do dokumentów było zgodne z prawem?
J.D.: Nie, takie podejście pracowników Urzędu Miasta i Gminy Wschowa nie było zgodne z prawem, ponieważ każdy urząd obowiązuje rozporządzenie określające Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt czy ustawa kodeks postępowania administracyjnego, według których należy prowadzić sprawy, zaczynając od nadania im numeru, przez zasady ich rozpoznawania, do trybu ich przekazania do archiwum.
Ponadto ostatnio przeprowadzona kontrola Archiwum Państwowego w Lesznie wykazała, iż dokumenty zdawane do archiwum zakładowego w ostatnich latach, były nieprawidłowo prowadzone przez pracowników.
A.Z.: Jakie widzi jeszcze Pani obszary do poprawy funkcjonowaniawschowskiego urzędu?
J.D.: Przede wszystkim należy poprawić infrastrukturę budynku i dostosować ją do nowych wytycznych dotyczących dostępności architektonicznej oraz BHP. To będzie dla nas duże wyzwanie, ponieważ budynek UMIG prawie w ogóle nie spełnia tych wymagań. Brak jest podjazdu dla osób niepełnosprawnych, brak windy, brak pętli indukcyjnej dla osób niedosłyszących. Pod względem BHP – pomieszczenia wymagają zmiany ustawień biurek, szaf, wymiany nawierzchni podłóg (ubytki w wykładzinach, panelach) czy ścian (odpadające tynki, pękające ściany).
Ponadto należy dostosować Urząd pod względem dostępności cyfrowej, ale także zabezpieczenia systemu IT urzędu (m. in. stworzenia nowej serwerowni, bo aktualna nie spełnia wymagań), co wiąże się z kolejnymi kosztami.
(UMiG Wschowa)
