TworzymyGłos Regionu

Porządkowanie administracji.

Rozmowa z sekretarzem Miasta i Gminy Wschowa

Poniedziałek, 27 września 2021 o 19:43, aktualizacja Wtorek, 28 września 2021 o 09:13, autor: 14 1763
Porządkowanie administracji.

Od ponad roku w Urzędzie Miasta i Gminy Wschowa pracuje w pełnym wymiarze czasu sekretarz. To bardzo ważna rola w funkcjonowaniu administracji, zadaniem sekretarza jest organizacja pracy urzędu oraz zarządzanie zasobami ludzkimi. Do tej pory, przez kilkanaście lat w UMiG Wschowa stanowisko sekretarza łączone było z innymi stanowiskami.

Sekretarzem Miasta i Gminy Wschowa jest Justyna Dębska, która pracę na tym stanowisku rozpoczęła ponad rok temu. Przed objęciem stanowiska we Wschowie Justyna Dębska przez niemal 15 lat pracowała w strukturach samorządu, w Urzędzie Miasta Leszno i Urzędzie Gminy Lipno, pełniąc takie funkcję jak m.in. inspektora w Wydziale Spraw Obywatelskich, zastępcy kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, kierownika Referatu Organizacyjnego czy Sekretarza Gminy Lipno. Dodatkowo od kilku lat pełni funkcję urzędnika wyborczego w Lesznie, a wcześniej w Gminie Lipno.

Aleksander Ziemek: Pani sekretarz po ponad roku pracy w Urzędzie Miasta i Gminy Wschowa jakie może Pani wskazać główne wyzwania?

Justyna Dębska: To był cały szereg zaniedbań wynikających ze starych przyzwyczajeń, podejścia do prowadzenia dokumentacji na zasadzie „tak zawsze było” i braku kontroli jaką powinien prowadzić sekretarz urzędu. Do najważniejszych zadań należało przygotowanie aktualnych regulacji prawnych dotyczących spraw kadrowych i organizacyjnych, przyznanie zakresów obowiązków pracownikom, wypracowanie prawidłowego naliczania czasu pracy pracownikom. Dodatkowo przez wiele lat komórki nie prowadziły odpowiedniej lub nie prowadziły w ogóle archiwizacji dokumentów, przez co wytworzył się poważny bałagan.

A.Z.: Co było nie tak z dotychczasowymi regulaminami?

J.D.: Dotychczasowe regulaminy obowiązywały kilka a nawet kilkanaście lat, nie były na bieżąco dostosowane do zmieniającego się prawa. Kilku ważnych regulacji wewnętrznych brakowało, np. pracownicy UMIG Wschowa nigdy nie podlegali ocenie okresowej, która wymagana jest od roku 2009 na mocy ustawy o pracownikach samorządowych. Nie było wdrożonej polityki antymobbingowej, nie było określonych zasad wydawania upoważnień dla pracowników UMIG i jednostek podległych, które zgodnie z wytycznymi Najwyższej Izby Kontroli powinny funkcjonować w urzędzie. Ponadto nieprawidłowo funkcjonowały zasadny dotyczące ochrony danych osobowych czy BHP.

A.Z.: A czy tak wiele zmian regulacji wewnętrznych nie wprowadza chaosu?

J.D.: Każda zmiana w organizacji wprowadza początkowo chaos. Zaczynając od fazy złości, strachu oporu, przez zamieszanie, dezorganizację, aż po akceptację i działanie. Pracownikom, którzy przez kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt lat pracują w danym miejscu pracy i są przyzwyczajeni do panujących tam zasad, niezmienianych przez lata, ciężko się dostosować. Patrząc jednak na zaniedbania pod względem organizacyjno-prawnym we wschowskim magistracie, nie było innej możliwości, niż zacząć pracę od uporządkowania regulacji, które powinny być normą w każdym zakładzie pracy.

Po roku intensywnych zmian mogę stwierdzić, iż początkowe sceptyczne nastawienie pracowników UMIG Wschowa do przygotowanych przeze mnie regulacji, zamieniło się w harmonijne współdziałanie. Pracownicy są na bieżąco informowani o wprowadzonych zmianach poprzez komunikatory wewnętrzne, mają bieżący dostęp do wszystkich dokumentów dotyczących m.in. spraw kadrowych.

A.Z.: Wspominała Pani o brakach w archiwizowaniu, jak zalegające dokumenty wpływają na pracę urzędników?

J.D.: W niektórych komórkach organizacyjnych urzędu zalegają dokumenty sprzed nawet kilkunastu lat. Brak prawidłowego postępowania z wytworzoną dokumentacją przez lata, spowodował, iż w obecnej sytuacji związanej z brakiem miejsca w archiwum zakładowym, proces porządkowania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, zajmie nam dużo czasu. Poza tym często te dokumenty są niewłaściwie prowadzone, nie posiadają prawidłowego oznaczenia, lub zostały przypisane do niewłaściwej kategorii archiwalnej, co powoduje, że obecni pracownicy poza bieżącymi obowiązkami, poświęcają długie godziny na „porządkowaniu” po swoich poprzednikach.

Taki sposób postępowania, powoduje chaos organizacyjny, gdyż nie wiadomo gdzie szukać dokumentów, którym, zgodnie z Instrukcja archiwalną, minął czas przechowywania na stanowiskach merytorycznych i które powinny się znaleźć w archiwum zakładowym, a się tam nie znajdują.

A.Z.: Czy takie podejście do dokumentów było zgodne z prawem?

J.D.: Nie, takie podejście pracowników Urzędu Miasta i Gminy Wschowa nie było zgodne z prawem, ponieważ każdy urząd obowiązuje rozporządzenie określające Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt czy ustawa kodeks postępowania administracyjnego, według których należy prowadzić sprawy, zaczynając od nadania im numeru, przez zasady ich rozpoznawania, do trybu ich przekazania do archiwum.

Ponadto ostatnio przeprowadzona kontrola Archiwum Państwowego w Lesznie wykazała, iż dokumenty zdawane do archiwum zakładowego w ostatnich latach, były nieprawidłowo prowadzone przez pracowników.

A.Z.: Jakie widzi jeszcze Pani obszary do poprawy funkcjonowaniawschowskiego urzędu?

J.D.: Przede wszystkim należy poprawić infrastrukturę budynku i dostosować ją do nowych wytycznych dotyczących dostępności architektonicznej oraz BHP. To będzie dla nas duże wyzwanie, ponieważ budynek UMIG prawie w ogóle nie spełnia tych wymagań. Brak jest podjazdu dla osób niepełnosprawnych, brak windy, brak pętli indukcyjnej dla osób niedosłyszących. Pod względem BHP – pomieszczenia wymagają zmiany ustawień biurek, szaf, wymiany nawierzchni podłóg (ubytki w wykładzinach, panelach) czy ścian (odpadające tynki, pękające ściany).

Ponadto należy dostosować Urząd pod względem dostępności cyfrowej, ale także zabezpieczenia systemu IT urzędu (m. in. stworzenia nowej serwerowni, bo aktualna nie spełnia wymagań), co wiąże się z kolejnymi kosztami.

(UMiG Wschowa)

REKLAMA

Komentarze (14)

avatar

avatar
~123
27.09.2021 20:32

Coś co wydawałoby się u nas w pracy normą, w UMiG nie istnieje. Powodzenie życzę. Dużo pracy przed Panią.

avatar
~?
27.09.2021 21:26

Gdzie można zapoznać się z polityką antymobbingową?

avatar
~Zwrot
27.09.2021 21:27

Skoro obsługa w zakresie danych osobowych i bhp była nieprawidłowa, a podobno była to obsługa podmiotów zewnętrznych, to mam pytanie czy wystąpiono o zwrot zapłaty za źle wykonywaną usługę?

avatar
~Urszula Chudak
28.09.2021 11:31

Aż niemożliwe wydają się stwierdzenia Pani Sekretarz - okazuje się, że wszystko lub prawie wszystko, było prowadzone źle. Nawet biurka były nieprawidłowo poustawiane. Poprzedni włodarze do dzisiaj sprawują funkcje publiczne. Są radnymi powiatowymi lub gminnymi. Uważam, iż należy przedstawić ich punkt widzenia, wszak mają absolutne prawo do obrony lub do posypania głowy popiołem. Myślę, że nie tylko ja chciałabym poznać "drugą stronę medalu", bo zarzuty wydają się być poważne.

avatar
~?
28.09.2021 13:57

Ba skoro było tyle nieprawidłowości, to ile spraw do prokuratury zgłosiła Pani sekretarz ? Trochę jednak trzeba pomyśleć co się chce powiedzieć lub jak, no chyba, ze się mówi jak kazali :)

avatar
~Adaś
28.09.2021 14:14

Ad. "U.Ch." - forumowiczu..., czy Pani widzi w tym zarzuty, czy i tylko informację ? To zaskakujące stwierdzenie.... cyt. "... że obecni pracownicy poza bieżącymi obowiązkami, poświęcają długie godziny na „porządkowaniu” po swoich poprzednikach. " Po porzednikach czy po sobie ? Pani wymienia konkretne osoby które to jako pracodawcy nie dopełnili swoich obowiązków służbowy za bardzo wysokie wynagrodzenie czyli co - lekceważyli swoje obowiązki pracy - a jak wiadomo za wszystko jest odpowiedzialny burmistrz . Chcę jeszcze o tej zależności ..... wczoraj był/a burmistrzem a na dzisiaj pełni funkcję radnego/nej w demokratycznym wyborze więc czy oczekuje Pani również i z ich strony rzeczowej samooceny i honorowej rezygnacji z funkcji radnego ? Czy to już tylko administracyjne konsekwencje są w Pani oczekiwaniu ? Władza-urzędnicy to pewien rodzaj grupy społecznej, rozbudowanej i rozpaskudzonej do maxa, to jałowy bieg naszych czasów których sami (władza) tworzy do "dociskania" zaradnych i ciężko pracujących. Redukcja administracji, od prezydenta po wójta, w stopniu co najmniej 25% jest absolutną koniecznością. Przykład naszego miasta, "pipidówy" w każdym znaczeniu, a Urzędy powiatu i miasta pękają w szwach od urzędników- częściowo niekompetentnych. I to "cudo" dla nas za nasze podatki. Adaś

avatar
~Słodki Owoc
28.09.2021 20:18

Wiele można powiedzieć o tych porządkach. Trochę dobrego ale chyba jeszcze więcej złego. Zatrudnianie po znajomości, nawet po pokrewieństwie. Coraz więcej leszczyniaków w naszym urzędzie. Taka to polityka kadrowa. Wschowiaków zwalnia się pod byle pretekstem, a przychodzą "wielkopolanie". Kiedyś widać nie było tak źle skoro 2 lata ratusz się nie zawalił bez Pani Justynki. Adaś - co do przerostu kadrowego masz 100% racji. Po co nam dwoje wiceburmistrzów? Jeden do roboty, a drugi do ładnej prezencji? Trzeba podziękować starym pracownikom (godnie) i zwolnić - bo się wypalili. Zatrudnić "świeżą krew"!

avatar
~Wolność
29.09.2021 07:52

To przecież osoby, o których Pani wspomina mają prawo zabrać głos, mogą powiedzieć, że wszystko robiły dobrze, najlepiej podając całą gamę regulacji jakie w funkcjonowaniu urzędu wprowadziły. Stawiam duże pieniądze, że posypania głowy popiołem nie zobaczymy tylko usłyszymy jak to teraz jest jednak źle. A mówimy o funkcjonowaniu urzędu i roli sekretarza, szkoda, że przez lata w UMiG była to funkcja "dorzucona" komuś do obowiązków "bo musi" a nadzorował to człowiek potrafiący głównie rozdawać kwiatki...

avatar
~Urszula Chudak
28.09.2021 21:34

Panie Adasiu - ani jedno ani drugie. Oczekuję po prostu od rzecznika prasowego urzędu Pana Ziemka, dochowanie rzetelności dziennikarskiej i danie możliwości wypowiedzi poprzednikom sprawującym władzę w naszej gminie. Są w przysłowiowym zasięgu ręki. Absolutnie nie chodzi o zrzekanie się mandatu radnego, a o rzeczowe wyjaśnienie [może odparcie?] dość poważnych zarzutów. Jako pracodawcy w/w mamy prawo znać ich stanowisko. Nie widzę też powodu, by obecna sekretarz konfabulowała. Więc Panie Rzeczniku czekamy na cd. Nie wyobrażam sobie, by i radni nie pochylili się nad problemem. Byłaby to również okazja dla niektórych, na zabranie wreszcie głosu,

avatar
~elka
29.09.2021 07:49

Cała Wschowa - dajcie do prokuratury. Dobrze, że jest przekaz jakie były zaniedbania i chyba większość z nas, korzystających z Urzędu widziała, że przez lata nie wszystko funkcjonowało poprawnie. Zamiast rzucać na forum to popytajcie ludzi z UMiG ile jest nowych regulaminów, zarządzeń i czy wprowadzane są normy pracy - ale pytajcie tych co pracują, a nie tych którym zmiany przeszkadzały i zrezygnowali z pracy.

avatar
~Adaś
29.09.2021 12:20

Ad. - "U.Ch. " forumowiczu..., jeśli Pani w pierwszym swym wpisie dokładnie wyznacza dolegliwość ze wskazaniem i oznacza mi sprawcę ( cyt. - "Poprzedni włodarze do dzisiaj sprawują funkcje publiczne. Są radnymi powiatowymi lub gminnymi.") to logicznym staje się , że mówimy już o zarzucie. Zakładam, że p. Sekretarz Miasta i Gminy Wschowa p. Justyna Dębska wie co mówi ? Zapytałem Panią czego Pani po tak kontrowersyjnej wiadomości oczekuje, oprócz oczywistej samoobrony ? Uważam, że jeśliby raz jeszcze mielibyśmy "strawiać" bezprzedmiotowy słowotok poprzedniej władzy w formie usprawiedliwiania się i zabezpieczania się przed jakimikolwiek konsekwencjami to jest to 100% strata czasu ...... lepiej iść sobie do baru a przyjemności będzie o wiele więcej. Z tymi słowami Pani się nie zgadzam - cyt. - " Absolutnie nie chodzi o zrzekanie się mandatu radnego,....." . Pani Ulu, .. .... Pani na pewno należy do tych którym aż kipi pod "beretem" , urzędnicy przed takimi jak Pani ( wnikliwy obserwator) czują respekt, a jako czynnik społecznej kontroli obnażanie ich tumiwisizmu z konsekwencjami służbowymi musi się wreszcie stać. Ja bym oczekiwał gentlemeńskiej rezygnacji z funkcji radnego. Adaś

avatar
~Urszula Chudak
29.09.2021 21:44

Panie Adasiu powiem raz jeszcze - dla mnie sytuacja nie jest jednoznaczna - swoje lata mam [całkiem ich sporo] i z doświadczenia wiem, że należy zawsze wysłuchać dwóch stron. Nie uznaję zasady politycznego klasyka, że "nas nie przekonają, że białe jest białe, a czarne jest czarne". Wiem, że istnieje jeszcze kolor pośredni, czyli szary i cd. sprawy nastąpi.

avatar
~M.S.
29.09.2021 21:44

Brawo Pani Justyno!!!!

avatar
~lobo
03.10.2021 11:43

To dlaczego w Urzędzie jest taka duża rotacja pracowników? Każdy nowy kto przyjdzie do pracy po zapoznaniu się z warunkami popada w depresję i próbuje zmienić miejsce pracy. Moja znajoma od prawie półtora roku nie może wykupić mieszkania! A obiecali jej załatwienie sprawy od ręki! Horror co w tym Urzędzie się dzieje!

Opisz szczegółowo, co jest niewłaściwe w komentarzu, który chcesz zgłosić do moderacji

REKLAMA

Pozostałe wiadomości

Ogłoszenia

REKLAMA

Czy wiesz, że blokując reklamy blokujesz rozwój portalu zw.pl? Dzięki reklamom jesteśmy w stanie informować Cię o wszystkim, co dzieje się w naszym regionie. Dlatego prosimy - wyłącz AdBlock na zw.pl